Masuk dengan baik-baik, dan keluar dengan baik-baik pula. Itulah salah satu etiket di dunia pekerjaan agar nama kita tetap mempertahankan reputasinya dan memiliki kesempatan untuk bekerja di tempat lain.
Pemecatan dan dikeluarkan secara tidak terhormat tentunya harus kita hindar sepenuhnya karena bisa berdampak pada karir kita di masa depan.
Biasanya, efek dari faktor dikeluarkan tak terhormat tersebut akan menjadi cerminan performa kita saat masih bekerja di perusahaan tertentu.
Berbeda dengan pada saat kita mengundurkan diri, maka etikalah yang harus dijalankan. Bahkan di Jepang sana, pengunduran diri tersebut haruslah diberitahukan minimal sebulan sebelumnya agar pihak perusahaan dapat mencari penggantinya secara tak dadakan.
Sementara di Indonesia, kita juga tak bisa melakukannya secara tiba-tiba dan harus diinformasikan terlebih dahulu beberapa waktu sebelumnya.
Surat pengunduran diri ini yang akan menjadi kuncian terakhir bagi kita untuk melenggang dari perusahaan tempat bekerja dan berkiprah di dunia kerja berikutnya.
Nah, kita akan membahas sedikit tentang contoh surat pengunduran diri dan beberapa tips atau poin yang harus disertakan.
Contoh Surat Pengunduran Diri Singkat
Berbeda dengan saat melamar pekerjaan yang memberikan informasi detail mengenai CV, pengalaman kerja, dan skill yang dimiliki, maka surat pengunduran diri haruslah dibuat sesingkat-singkatnya.
Formatnya harus tetap sama, yakni menulis tanggal terlebih dahulu, kepada siapa surat tersebut ditujukan, kata pengantar singkat, alasan mengundurkan diri, harapan, dan atas nama.
Susunan tersebut sudah sering dijadikan sebagai patokan pembuatan surat pengunduran diri yang paling umum.
Biar tak bingung, perhatikan contoh berikut:
SURAT PENGUNDURAN DIRI
Jakarta, 10 April 2022
Kepada Yth,
(sebutkan nama pimpinan)
PT. (sebutkan nama perusahaan)
(sebutkan alamat perusahaan)
Di tempat
Perihal : Pengunduran Diri
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:
Nama :
Jabatan :
NIP :
Alamat :
Cabang :
Melalui surat ini saya bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari PT. (sebutkan nama perusahaan) sebagai staff (sebutkan job desk) mulai tanggal (sebutkan tanggal, bulan, dan tahun).
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan dukungan yang saya dapatkan ketika bekerja pada PT. (sebutkan perusahaan). Saya juga mengucapkan permohonan maaf sebesar-besarnya kepada seluruh rekan dan manajemen PT. (sebutkan perusaha) jika selama bekerja saya sempat melakukan kesalahan dan kekeliruan baik yang disengaja maupun tak disengaja.
Adapun alasan dari pengunduran ini adalah: (sebutkan alasan).
Saya berharap PT. (sebutkan perusahaan) semakin berkembang pesat, sukses, dan selalu menjadi yang terbaik.
Demikian surat yang saya perbuat. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Februari 2022
Hormat Saya,
Pemohon
Nama Kamu
NIP: (jika ada)
Perlu ditekankan bahwa surat pengunduran diri di atas hanya contoh dan tak bisa disamakan dengan masing-masing kebutuhan atau keadaan.
Karena terkadang ada beberapa kata yang harus ditambahkan tergantung dari masing-masing kasus atau sikon yang tengah dihadapi.
Cukup edit dan tweak sedikit saja di sana-sini biar tidak terlalu sama atau memberikan/mengurangi informasi yang mau disuguhkan.
Tips Membuat Surat Pengunduran Diri yang Baik
Nah, biar lebih mudah dalam melakukan editing dan tweaking kapanpun kamu inginkan, maka akan lebih baik jika mengetahui atau menguasai dasarnya terlebih dahulu.
Pasalnya, hasil dari contoh surat pengunduran diri di atas sebenarnya berdasarkan dari tips-tips yang akan disajikan berikut ini.
Jika kamu tahu cara membuat dan aturan dasarnya, maka kamu tak perlu lagi mengintip contoh surat pengunduran diri apalagi melakukan copas.
Adapun langkah dasarnya adalah sebagai berikut.
Sertakan Informasi Kontak dan Tanggal
Surat pengunduran diri termasuk ke dalam jenis komunikasi formal. Dengan begitu, hal terbaik untuk dilakukan adalah memulainya dengan membubuhi kontak informasi diri kita secara singkat dan padat.
Entah itu surat tersebut dikirimkan secara fisik atau email, maka surat tersebut haruslah dibuat dulu menjadi format PDF yang di-attach, kemudian jangan lupa isi email pun haruslah berisi header dan informasi singkat mengenai tujuan kamu mengirimkan pesan elektronik tersebut.
Awali Dengan Salam
Alamatkan surat tersebut kepada manajer atau perwakilan SDM yang mengurus kita selama ini. Jangan lupakan juga mengenai gelar yang mereka miliki.
Dikarenakan kamu sudah bekerja beberapa waktu bersama atasan kamu tersebut, maka sudah dipastikan kamu tahu mengenai nama, jabatan, gelar, dan hal-hal penting lainnya yang harus disematkan.
Nyatakan Pengunduran Diri
Di paragraf pertama tepat setelah menyuguhkan data diri, maka kamu harus mengungkapkan sepatah kalimat yang secara singkat menyatakan bahwa kamu hendak mengundurkan diri dari peran yang telah di percayakan selama ini.
Berikan sedikit nuansa penyesalan karena harus lenggang dari perusahaan tersebut. Bagian ini sangatlah penting karena bisa menjadi citra diri kamu untuk melangkah di jenjang berikutnya.
Sebutkan Alasan Kenapa Mengundurkan Diri
Jika perusahaan tersebut mempertahankan kinerja kita selama bertahun-tahun lamanya, maka sudah dapat dipastikan bahwa mereka akan sedikit terpukul karena harus kehilangan SDM panutan dan jagoan mereka.
Makanya, ada beberapa pimpinan yang ingin mengetahui alasan dibalik kenapa kamu mengundurkan diri.
Mereka bisa saja menawarkan gaji yang lebih besar atau hal-hal yang berkaitan dengan tingkat kepuasaan saat kita bekerja di perusahaan mereka.
Terutama jika kamu mengundurkan diri karena menerima posisi baru di perusahaan lain (terkena head hunting), maka perusahaan lama kita bisa saja mempertimbangkan untuk mendiskusikan mengenai pengaruhnya terhadap kemajuan bisnis serta perkembangan karir kita ke depannya.
Ungkapkan Rasa Terima Kasih
Ungkapan terima kasih itu bisa berupa harapan atau doa kepada perusahaan yang akan kita tinggalkan. Paragraf terakhir ini memang seringkali dibuat sebagai formalitas, akan tetapi dampaknya sangatlah luas.
Bisa kita ibaratkan pemanis dari makanan penutup karena orang Indonesia sangatlah senang dengan titipan doa yang kita tuturkan.
Atau jika ingin lebih lengkap, sebutkan keahlian atau pengalaman khusus yang kamu peroleh saat bekerja di sana untuk membuat korespondensi menjadi pribadi.
Tetap perhatikan juga bahwa bagian ini haruslah singkat dan padat. Hindari kata-kata yang berbau sarkasme dan curhat. Intinya, penutup ini haruslah dibuat tidak lebih dari satu paragraf dengan maksimal 2 kalimat.
Tutup dan Tanda Tangani
Akhiri surat pengunduran diri tersebut dengan pernyataan penutup seperti “Hormat Kami” atau “Terima Kasih”.
Jika ingin lebih keren lagi, kamu juga bisa mengungkapkan “Regard” yang seringkali digunakan oleh dunia bisnis internasional.
Tanda tangani surat tersebut tepat di atas nama yang juga dibumbuni dengan NIP jika ada. Atas nama ini sangatlah kuat perannya dalam dunia surat menyurat manapun.
Selalu tekankan kesan positif dan profesional saat menyerahkan surat tersebut baik secara langsung, pak post, atau email.
Bahasa afirmatif dan fokus pada pengalaman positif yang kamu dapatkan di perusahaan akan lebih dihargai daripada sekedar keluhan yang penuh caci maki dan kesan negatif.
Karena bagaimanapun juga, perusahaan tersebut telah melatih kita di sisi pengembangan diri serta fee yang telah kita gunakan untuk kebutuhan sehari-hari selama ini.
