Sering mengadakan rapat dan pertemuan dengan tim kerja Anda tapi tak menghasilkan apa-apa. Setiap ‘meeting’ selalu menghasilkan diskusi yang tak berujung pada solusi.
Apakah Anda salah merekrut tim? Ternyata bukan itu masalahnya. Mendiskusikan sebuah masalah hingga beberapa pertemuan yang alot tentu sangat membosankan bahkan membuat para karyawan Anda semakin malas membahasnya.
Contoh Rapat Pemecahan Masalah Dengan Tim Kerja
Pertemuan yang tidak menemukan titik terang ini biasanya diakibatkan oleh salahnya pendekatan dalam menyelesaikan masalah pada tim kerja Anda.
Menyelesaikan masalah secara intuitif sangat efektif dilakukan oleh individu, tapi dalam konteks pertemuan dan diskusi dengang tim tampaknya metode ini sangat salah untuk diterapkan.
1. Memecahkan Masalah Secara Intuitif Pada Individu
Untuk memahami apa itu pemecahan masalah secara intuitif, kita perlu menyadari terlebih dahulu bahwa ketika menyelesaikan masalah apa pun, mulai dari memilih dasi hingga memecahkan persamaan kuadrat, kita menempuh jalan melalui lima tahap:
Ketika membicarakan tahapan, Anda pastinya berpikiran bahwa tahapan ini akan dilakukan secara berurutan mulai dari Tahap 1 hingga Tahap 5, tapi pada kenyataannya seorang individu memecahkan masalah secara intuitif justru melakukannya secara acak.
Bagaimana jadinya? Misalkan saat ini Anda sedang berniat untuk memesan makanan secara online. Secara cepat Anda akan memilih satu menu, nasi Padang misalnya (Tahap2), tapi setelah Anda memikirkan lagi secara detail, Anda melakukan evaluasi (Tahap3) bahwa Anda sudah makan nasi padang kemarin, lalu menghasilkan solusi lain (Tahap2), Ayam goreng.
Tapi Anda melakukan evaluasi lagi (Tahap3) bahwa Anda sedang diet dan tak ingin makan daging hari ini lalu kemudian mendefenisikan masalah (Tahap1), makanan apa yang seharusnya dimakan hari ini agar tidak sama dengan kemarin tapi juga menghindari daging ayam.
Anda menemukan jawabannya(Tahap2)Gadogado misalnya. Lalu Anda akan memastikan lagi bahwa pilihan ini adalah yang paling tepat dengan proses evaluasi (Tahap3). Setelah itu Anda melakukan pemesanan dan pembayaran (Tahap4 dan 5).
Lihat bagaimana sebuah keputusan diambil dengan tahapan yang sangat acak dan tidak sistematis. Ini yang dinamakan penyelesaian masalah secara intuitif dan hal ini secara alami datang dengan sendirinya pada sebuah individu seperti Anda pada saat menemukan masalah dan mencari solusinya.
Hal yang harus dilakukan adalah mengarahkan perhatian kita pada masalah dan otak kita secara otomatis akan berganti ke Tahap yang lain seperti transmisi otomatis pada mobil matic.
Ini yang membuat pemecarahan secara intuitif sangat efisien, untuk individu. Tapi apakah ini juga sangat cocok diterapkan saat memecahkan masalah bersama di dalam sebuah tim?
2. Memecahkan Masalah Secara Intuitif di Dalam Tim Kerja
Memecahkan masalah secara intuitif sangat efektif sebagai individu sehingga kita menganggapnya juga sesuai untuk tim kerja.
Ketika kita mengadakan pertemuan, berkumpul di satu meja, mulai menaruh perhatian kolektif pada masalah, dan membiarkan transmisi otomatis di dalam otak mengambil alih diskusi. Tapi seringnya hal ini merupakan kesalahan.
Agar tim Anda bisa berkolaborasi secara efektif dan menghindari pembicaraan satu sama lain, setiap individu harus secara bersamaan menempati tahap penyelesaian masalah yang sama.
Tetapi karena intuisi bersifat pribadi, setiap personal yang hadir dalam pertemuan tidak segitu mudahnya membedakan tahap penyelesaian masalah yang mereka jalani.
Akibatnya, setiap orang tanpa sadar memulai pertemuan pada tahap yang berbeda. Setiap orang bisa saja berbeda-beda dalam memulai intuisinya. Ada yang mulai dari Tahap3, Tahap1, atau bahkan Tahap5.
Ini yang akhirnya membuat segalanya menjadi kacau. Tanpa disadari, setiap orang terus mengganti tahapan penyelesaiannya tanpa memberi tahu yang lain.
Hasilnya adalah pertemuan yang tidak teratur yang melintasi banyak tahapan tapi tak mencapai kesepakatan.
Untuk menyelesaikan masalah sebagai sebuah tim, kita perlu membuang asumsi bahwa penyelesaian masalah secara intuitif sudah cukup ketimbang merangkul pendekatan yang lebih metodis, yaitu pendekatan yang hanya menggunakan satu tahap penyelesaian masalah.
Dengan kata lain, kita perlu berhenti dengan transmisi otomatis dan menggantinya dengan transmisi manual.
3. Kekuatan Pertemuan Metodikal
Dalam pertemuan metodikal, anggota dengan sengaja dan eksplisit memilih hanya satu tahap penyelesaian masalah untuk diselesaikan.
Untuk mengonversi rapat intuitif menjadi metodikal ini, Anda perlu meyiapkan catatan khusus yang menuliskan tahapan pemecahan masalah yang akan membantu Anda lebih dekat ke suatu solusi, serta hasil terukur terkait tahapan yang sedang dijalani . Kemudian fokuskan hanya pada pencapaian hasil itu.
Jika Anda tidak tahu tahap penyelesaian masalah mana yang harus dipilih, pertimbangkan hal berikut:
Apakah Anda benar-benar memahami masalah yang Anda coba selesaikan? Jika Anda tidak dapat mengartikulasikan masalah dengan jelas kepada orang lain, kemungkinan Anda tidak akan memahaminya sebaik yang Anda kira.
Jika itu masalahnya, sebelum Anda mulai menghasilkan solusi, pertimbangkan untuk mendedikasikan bagian dari pertemuan ini untuk mendefinisikan masalah (tahap 1) dan mengakhirinya dengan pernyataan masalah yang ditulis dengan ringkas.
Lalu lanjut ke pertanyaan selanjutnya, apakah Anda memiliki daftar banyak solusi potensial? Jika tim kerja memahami masalah, tapi belum menghasilkan serangkaian solusi potensial, maka bisa dipastikan itulah urutan bisnis berikutnya.
Berkonsentrasilah untuk menghasilkan sebanyak mungkin opsi kualitas (tahap 2). Bahkan jika Anda mengakhiri diskusi Anda dengan daftar yang sedikit lebih panjang dari yang Anda mulai, Anda telah membuat kemajuan penting.
Apakah Anda tahu kekuatan dan kelemahan berbagai solusi? Misalkan Anda telah menghasilkan solusi potensial.
Jika demikian, waktu ini akan lebih baik dihabiskan untuk membiarkan tim kerja mengevaluasi mereka (tahap 3).
Bebaskan setiap individu dari kewajiban mencapai keputusan akhir yang bisa jadi belum siap bagi mereka.
Biarkan mereka fokus secara eksklusif pada pengembangan daftar mana yang disetujui dan mana yang tidak untuk setiap alternatif.
Sebagian besar pertemuan yang buruk tidak disebabkan oleh pemimpin yang malas atau anggota tim yang egois dan memikirkan diri sendiri.
Sebaliknya, hal ini disebabkan oleh kesalahan sederhana yang dibuat oleh semua orang yang terlibat. Anda bisa menganggap cara untuk menyelesaikan masalah sendirian secara intuitif bisa digunakan secara efektif untuk menyelesaikan masalah bersama.
Tapi lebih sering hal ini tak bisa diterapkan pada diskusi dengan tim Anda. Pilihannya adalah mengadakan pertemuan metodikal, diskusi yang sengaja dan eksplisit bertujuan untuk menaklukkan hanya satu tahap pada suatu waktu.
Seperti yang pernah dicatat oleh Steve Jobs yang menggunakan pertemuan metodikal dan kutipan terkenalnya: “Jika Anda mendefinisikan masalahnya dengan benar, Anda hampir memiliki solusinya.”
Demikian pembahasan mengenai Contoh Rapat Pemecahan Masalah Dengan Tim Kerja.