Software payroll merupakan peranti lunak yang banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan untuk memudahkan penghitungan serta penggajian karyawan. Payroll merupakan sistem administrasi yang banyak digunakan perusahaan dan dirancang khusus agar mempermudah proses penggajian karyawan sehingga karyawan dapat menerima gaji tepat pada waktunya. Di perusahaan besar, payroll sangat membantu staf HRD dan finance untuk menghitung gaji karyawan yang dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan tetap, serta beberapa tunjangan lainnya termasuk uang lembur.

Menghitung gaji karyawan secara manual tentunya akan sangat merepotkan, terutama bagi perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan. Banyak komponen gaji yang harus dihitung oleh staf HRD seperti gaji pokok, tunjangan, serta beberapa komponen lainnya. Selain itu, staf HRD juga perlu membedakan pendapatan antara karyawan tetap dan karyawan tidak tetap, sehingga penghitungan gaji secara manual tentu sangat merepotkan dan risiko terjadinya kesalahan hitung sangat besar. Oleh sebab itu, software payroll sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk memudahkan penggajian serta meminimalisir terjadinya kesalahan hitung.

Manfaat dan Fungsi Software Payroll Bagi Perusahaan

Penggunaan software payroll dapat memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan, diantaranya adalah menghemat waktu dan energi, mengontrol gaji karyawan dengan akurasi yang tinggi, serta meminimalisir kesalahan penghitungan gaji. Disamping itu, dengan memanfaatkan software payroll, pihak perusahaan dapat melakukan pengiriman gaji kepada karyawan dalam waktu singkat sehingga tidak ada keterlambatan penggajian karyawan. Adapun beberapa fungsi software payroll lainnya adalah sebagai berikut

1. Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji Karyawan Secara Otomatis

Dalam penghitungan gaji karyawan biasanya terdapat potongan gaji seperti pajak, BPJS, dan sebagainya. Dengan menggunakan software payroll, gaji kotor karyawan yang telah di-input sebelumnya akan dipotong secara otomatis sesuai dengan potongan-potongan yang telah ditetapkan perusahaan. Selain itu, beberapa software payroll juga dapat menyertakan penggantian biaya (reimbursement), pengobatan tanpa BPJS, serta pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

2. Membuat Formulir Pajak serta Menyimpan Data Secara Aman dan Otomatis

Untuk memudahkan pekerjaan, beberapa software payroll dilengkapi dengan kemampuan membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan. Kelebihan lain dari software payroll adalah menyimpan data secara otomatis dengan sistem keamanan yang cukup baik. Selain itu, perusahaan juga bisa menghapus data lama yang sudah tidak dibutuhkan.

3. Self Service Bagi Karyawan

Software payroll memungkinkan karyawan untuk mengakses data pribadi mengenai informasi rincian gaji karyawan bersangkutan. Sehingga karyawan dapat mengetahui rincian gaji secara men-detail tanpa perlu melalui pihak finance.

Rekomendasi Software Payroll Terbaik

Dewasa ini, software payroll banyak digunakan oleh perusahaan, baik perusahaan kecil maupun besar. Maraknya penggunaan software payroll menyebabkan semakin banyaknya penyedia layanan software payroll. Beberapa software payroll yang banyak direkomendasikan diantaranya adalah sebagai berikut

1. OnPay Payroll Software

Software payroll yang satu ini dapat memberikan kemudahan dalam pemakaian sehari-hari. Dengan basis cloud yang dimilikinya, OnPay mempermudah penggunanya dalam urusan pembayaran, perpajakan, hingga kemudahan memasukkan data tips, lembur, dan sebagainya. Selain itu, OnPay menawarkan fitur penggunaan tak terbatas dalam melakukan aktivitas pembayaran tanpa dikenai biaya tambahan, serta manajemen dokumen yang cepat dan mudah diatur.

2. Patriot Payroll Software

Patriot merupakan software payroll yang fitur-fiturnya bisa dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga software payroll yang satu ini sesuai untuk perusahaan kecil hingga menengah. Adapun fitur-fitur lainnya sama seperti software payroll pada umumnya.

3. Xero Payroll Software

Xero merupakan salah satu software payroll berbasis cloud yang berguna untuk menjalankan urusan keuangan seperti inventaris, invoice, pembayaran tagihan hingga melacak aliran dana. Xero merupakan software yang dibuat di Selandia Baru dan sudah ada sejak tahun 2006.

Kelebihan Xero dibandingkan software payroll lain adalah keamanan software yang dilengkapi dengan beberapa lapis otentifikasi sehingga keamanannya sangat terjaga. Selain itu, Xero juga dilengkapi dengan adanya rincian dan ringkasan finansial perusahaan, sehingga mempermudah perusahaan dalam melakukan evaluasi.

Dengan mengetahui beberapa keunggulan software payroll dan rekomendasi software payroll, perusahaan dapat memutuskan jenis software payroll yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Selain memudahkan perusahaan, sistem payroll juga memungkinkan karyawan mengetahui jumlah pendapatannya secara rinci.