Keuntungan menggunakan aplikasi payroll tentunya akan sangat dirasakan bagi pihak perusahaan, terutama staf HR dan finance yang bertugas mengurus gaji karyawan. Pasalnya, aplikasi payroll sangat mempermudah pekerjaan staf HR dan finance dalam melakukan kegiatan hitung menghitung serta beberapa kegiatan administrasi perusahaan lainnya.

Secara harfiah, payroll memiliki arti daftar gaji. Istilah payroll juga merujuk pada sistem administrasi penggajian atau cara menghitung gaji karyawan di sebuah perusahaan. Payroll dirancang khusus oleh perusahaan agar proses penggajian pekerja di suatu perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Aplikasi payroll merupakan aplikasi yang dibuat dengan tujuan untuk mengelola, mengatur, dan melakukan pembayaran karyawan secara otomatis. Dengan aplikasi payroll, pihak perusahaan bisa memantau kehadiran karyawan, informasi pajak, struktur pembayaran, dan lain sebagainya.

Jenis Aplikasi Payroll dan Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll

Secara umum, aplikasi payroll dibuat dengan tujuan menyederhanakan dan mempermudah proses penggajian karyawan. Aplikasi payroll sendiri terdiri dari 3 jenis, yakni payroll service, hosted payroll, dan cloud payroll.

Payroll service merupakan sistem payroll yang banyak digunakan oleh usaha kecil hingga menengah. Sistem ini mengharuskan perusahaan untuk menyiapkan data penggajian karyawan dengan mempersiapkan dan mendistribusikan gaji yang sudah dipotong pajak dan potongan lainnya secara langsung.

Berbeda dengan payroll service, hosted payroll dan cloud payroll menggunakan pihak ketiga dalam pengelolaannya. Namun, yang membedakan hosted payroll dan cloud payroll adalah, pihak ketiga dalam cloud payroll berupa aplikasi dan bukan manusia, sedangkan hosted payroll masih menggunakan manusia dalam pengelolaannya. Dengan cloud payroll, data penggajian karyawan secara otomatis disimpan dalam server dan dikelola langsung oleh aplikasi. Adapun keuntungan dari menggunakan aplikasi payroll diantaranya adalah

1. Hemat Anggaran Bagi Perusahaan

Untuk menggunakan aplikasi payroll, perusahaan memang diharuskan untuk melakukan pembayaran penggunaan aplikasi. Namun, biaya yang dikeluarkan untuk membayar aplikasi tersebut jauh lebih murah dibandingkan membayar banyak karyawan untuk menghitung gaji secara manual.

2. Bisa Diintegrasikan dengan Berbagai Aplikasi di Perusahaan

Aplikasi payroll memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan atau menghubungkan berbagai aplikasi yang dapat memudahkan perusahaan untuk menghitung gaji karyawan, misalnya aplikasi absensi karyawan, dan sebagainya. Dengan terintegrasinya aplikasi payroll dengan berbagai aplikasi di perusahaan, maka akan memudahkan pihak perusahaan untuk mengetahui laporan kedatangan dan laporan lainnya tanpa harus menghimpun data dari berbagai aplikasi.

3. Efisiensi Waktu dan Tenaga Kerja, serta Meminimalisir Terjadinya Kesalahan

Jika suatu perusahaan memiliki ratusan atau hingga ribuan karyawan, penghitungan gaji secara manual tentunya akan memerlukan banyak tenaga kerja. Selain itu, penghitungan secara manual juga membutuhkan waktu yang relatif lama dengan risiko kesalahan hitung yang cukup tinggi.

Aplikasi payroll dirancang khusus agar memiliki tingkat akurasi penghitungan yang baik sehingga bisa meminimalisir kesalahan hitung. Selain itu, dengan menggunakan aplikasi payroll, penghitungan gaji dapat dilakukan secara cepat tanpa harus dikerjakan oleh banyak orang, sehingga penggunaan aplikasi payroll dinilai cukup efektif dan efisien.

4. Transparansi Gaji Karyawan

Aplikasi payroll memungkinkan karyawan untuk melihat rincian gaji secara online. Dengan menggunakan aplikasi payroll, karyawan dapat mengetahui komponen gaji yang diperoleh serta potongan gaji lainnya secara terperinci.

5. Pembayaran Gaji Tepat Waktu

Aplikasi payroll yang diintegrasikan dengan bank akan mempermudah perusahaan untuk membayarkan gaji karyawan dalam satu waktu. Pihak perusahaan hanya perlu mengintegrasikan data rekening karyawan dalam sistem payroll, selanjutnya gaji karyawan akan dikirim secara otomatis ke rekening karyawan dalam waktu kurang dari satu hari.

Demikianlah informasi singkat mengenai aplikasi payroll dan keuntungan menggunakan aplikasi payroll. Dengan mengetahui keuntungan aplikasi payroll, perusahaan bisa mempertimbangkan jenis aplikasi payroll yang sesuai untuk perusahaannya.