HRIS adalah software atau aplikasi berbasis online yang digunakan untuk data entry, serta melacak data dan sumber informasi yang biasanya dibutuhkan departemen SDM, payroll, pihak manajemen serta departemen akuntansi. Human Resource Information System atau HRIS dimanfaatkan perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan (Decision Support System) dengan menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan perusahaan.
Semakin besar perusahaan, biasanya jumlah pegawai atau karyawannya semakin banyak. Hal tersebut mengakibatkan tanggung jawab departemen HR untuk mengelola data karyawan semakin besar dan semakin berisiko jika pengelolaan dilakukan secara manual. Selain high risk, pengelolaan data secara manual tentunya membutuhkan tenaga kerja yang tidak sedikit. Oleh sebab itu, untuk mempermudah pengelolaan administrasi, sebagian besar perusahaan menggunakan HRIS.
HRIS Adalah. Fitur HRIS dan Manfaatnya
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, HRIS merupakan sebuah software atau aplikasi yang dapat memudahkan pengelolaan administrasi serta memudahkan perusahaan untuk mengetahui kinerja pegawainya. Secara khusus, HRIS memberikan layanan berupa informasi manajemen semua karyawan serta informasi laporan dan analisa karyawan.
Fitur Aplikasi atau Software HRIS
Terdapat banyak software atau aplikasi HRIS di Indonesia. Setiap HRIS tersebut biasanya memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing, namun ada beberapa fitur utama yang terdapat dalam HRIS yakni:
1. Manajemen Penggajian dan Keuangan
Fitur payroll management atau manajemen penggajian HRIS memungkinkan penghitungan gaji karyawan secara otomatis berdasarkan kehadiran, kinerja, jam kerja, hingga potongan pajak. Selanjutnya, slip gaji akan dibuat secara digital dan tersimpan otomatis ke dalam sistem. Selain payroll management, HRIS dilengkapi dengan fitur manajemen keuangan sehingga berbagai biaya yang dikeluarkan oleh karyawan dapat ditinjau melalui HRIS.
2. Manajemen Rekrutmen Pegawai Baru
Fitur ini dapat mempermudah HRD untuk menyusun tahapan rekrutmen seperti verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, hingga penerimaan pegawai baru.
3. Manajemen Waktu dan Kehadiran Karyawan
HRIS biasanya dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik yang digunakan perusahaan, sehingga kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan tercatat secara otomatis dalam sistem. Dengan sistem tersebut, maka gaji karyawan akan terhitung secara otomatis dan akurat. Selain itu, HRIS juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti serta melihat sisa cuti melalui sistem.
4. Manajemen Pajak dan Laporan Analitik
Fitur lain yang biasanya dimiliki HRIS adalah manajemen pajak dan laporan analitik. Dengan fitur manajemen pajak, seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 pegawai dapat ditinjau melalui sistem HRIS. Selain itu, HRIS juga dilengkapi dengan fitur laporan analitik yang memungkinkan manajer HRD untuk membuat laporan dalam waktu singkat dengan menggunakan data yang tersimpan dalam sistem.
Manfaat HRIS Bagi Perusahaan
Dengan menggunakan HRIS, perusahaan bisa mendapatkan berbagai manfaat dan keuntungan, diantaranya adalah:
1. Efisiensi Waktu dan Tenaga Kerja
Fitur-fitur HRIS memberikan kemudahan bagi manajemen HR dalam pengelolaan administrasi. Hal tersebut dapat meringankan beban kerja HR dan memungkinkan HR untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Selain itu, HRIS tidak membutuhkan banyak tenaga kerja dalam pengoperasiannya, sehingga penggunaan HRIS dapat mengefisiensi tenaga kerja.
2. Menganalisa Performa Perusahaan
Dengan adanya database yang tersimpan dalam HRIS, perusahaan dapat dengan mudah melakukan analisa dan evaluasi performa perusahaan. HRIS memudahkan divisi HR untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk evaluasi dalam waktu singkat, sehingga proses evaluasi dapat berjalan dengan efektif.
3. Payroll Sistem Lebih Akurat
Upah atau gaji merupakan hal yang credential bagi perusahaan karena menyangkut hak dan kesejahteraan karyawan. Penghitungan gaji secara manual akan membutuhkan waktu lama dengan akurasi yang terbilang rendah, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Dengan menggunakan HRIS, gaji dapat dihitung secara cepat dan akurat, sehingga kesalahan penghitungan gaji karyawan dapat diminimalisir.
Dengan mengetahui bahwa HRIS adalah aplikasi yang dapat memudahkan pengelolaan administrasi dan pengelolaan manajemen perusahaan lainnya, maka penggunaan HRIS untuk perusahaan atau badan usaha dapat dikatakan cukup menguntungkan.
